Skelbtinos informacijos apsauga darbe yra svarbiau nei bet kada. Vagystės ir piktnaudžiavimas informacija apie klientus, darbuotojus, finansinius įrašus ar patį verslą gali būti katastrofiški. Asmens ir verslo tapatybės vagystės tampa vis didesne problema ir įgalina košmariško masto sukčiavimą. Taip pat yra reikšmingų teisinių pasekmių, jei tinkamai neapsaugosite klientų ar darbuotojų duomenų.

Dokumentų apsaugos svarba

Šiomis dienomis daug dėmesio skiriama skaitmeninių duomenų saugumui, ir tai pagrįsta. Tačiau daug informacijos vis tiek įrašyta popieriniuose dokumentuose. Jei jie nėra saugiai tvarkomi ir neišmetami, jie kelia didelę grėsmę saugumui – šešėliniam operatoriui nereikia nulaužti slaptažodžio, jei jis gali tiesiog nufotografuoti dokumentą. Jei esate darbuotojas arba įmonės savininkas, tvarkantis dokumentus, kuriuose yra neskelbtinos informacijos, esate dokumentų apsaugos priekyje. Štai paprasti būdai apsaugoti save, savo darbo vietą ir klientus. Dokumentai turi būti sudėlioti taip, kad nekeltų įtarimo, tam gali pasitarnauti dokumentų laikiklis.

Neįmanoma pakankamai pabrėžti neskelbtinų dokumentų smulkinimo svarbos

Popierinius įrašus galima pavogti, nufotografuoti ar tiesiog įsiminti. Netgi išmesti dokumentai yra problemiški, jei jie nėra tinkamai sunaikinami. Visi nebūtini dokumentai turi būti profesionaliai susmulkinti ir išmesti – jei jų nebėra, jie negali būti pavogti. Įprasta saugaus smulkinimo paslauga yra būtina bet kokiam verslui. Geriausia yra įmonė, kuri taip pat siūlo saugų popieriaus perdirbimą. Jie saugiai transportuos susmulkintų dokumentų likučius, kad jie būtų susmulkinti ir perdirbti, nepalikdami informacijos pėdsakų.

Nustatykite neskelbtinus dokumentus

Sužinokite, kurie dokumentai jūsų darbo vietoje yra jautriausi ir tinkamas kiekvienos rūšies dokumentų tvarkymo procedūras. Dokumentai, kurie gali sukelti saugumo pažeidimus, paprastai apima:

  • Darbuotojų įrašai, pvz., informacija apie atlyginimą ir pensiją.
  • Klientų informacija.
  • Pardavimų ataskaitos.
  • Išankstinė finansinė informacija ir prognozės.
  • Intelektinė nuosavybė.

Jei kada nors nesate tikri dėl dokumento būsenos, pasitarkite su viršininku.

Kokia vieta bus saugi?

Įsitikinkite, kad visi dokumentai, su kuriais dirbate, yra saugiai saugomi, kai baigsite juos tvarkyti, nesvarbu, ar tai yra įmonės seife, ar užrakintoje kabinete. Gali prireikti tik vieno informacijos saugumo pažeidimo, kad verslas žlugtų, todėl padarykite tai savo kasdienio darbo dalimi. Niekada nepalikite dokumentų bendrose patalpose, pvz., pertraukų kambariuose, konferencijų salėse ar spausdinimo vietose. Bendri kopijavimo įrenginiai kelia ypatingą susirūpinimą, nes dokumentai ne tik paliekami prieinami, bet ir gali būti nukopijuoti vietoje!

Užs. Nr. 181

Panašios naujienos